普世人文 | 我们再约十年好不好？一枚行政主管的内心独白

编者按：“律所管理中行政管理人员的作用发挥与履职要点”这个话题近来越来越频繁地被讨论，律师队伍不断壮大，律所对于既懂管理又懂律师的行政人员的需求与日俱增。此前就有新闻说某些大所高薪招聘此类复合型人才（类似职业经理人角色）却难成愿；但与此形成鲜明对比的是，大多数的律所，对于行政人员的认识依然停留在“打杂”的层面……听说我们大总管毛姐姐在6月24日“普陀区律师管理实务培训班”上参与了这个话题的探讨，小编赶紧抱大腿，求毛姐姐赐文。（普世建所的第一天起，毛姐姐就负责我们的行政工作，如今十年了！十年了！十年了！）

我觉得，律所本身是服务业，而律所的行政人员则是律所的服务人员。对于律师事务所而言，行政管理人员能起到桥梁和纽带的作用，给律所和律师个人业务发展提供后勤支持和保障，这是最原始和常态的作用。当然，现在广义的行政人员还包括市场、外联等拓展部门。具体来说：

第一，行政是对外对内服务的第一窗口，有效服务可以展示律所形象。

对于律所内部而言，每一位新进律师前期接触最频繁的是律所的行政，办理入职、申请执业、转所、社保、公积金，诸多繁琐的小细节，如果让律师个人来处理，会造成很多不必要的麻烦，所以我们行政需要做的是给律师提供“家”的关怀和服务，让新成员更快融入集体，更好专注个人发展。

对外部客户而言，每一位来事务所的客户，第一面接触的是我们行政前台，礼貌合理的言谈举止是给客户最基本的尊重。客户来所，基本是来寻求律师帮助的，我们的作为接待的第一步，如果可以给客户沉稳礼貌的印象，也会无形中对后续律师的正式接待有帮助，至少，可以减轻客户紧张的心情，也会增进信任，有利于会谈的顺利进行。所以，我们律所一直坚持微笑服务。

第二，行政是律所各个后勤平台的保障者和服务提供者。

我们普世一直有着“普世律家”的概念，事务所就是工作时候的“家”，家里的事情，是繁杂的，不做行政事务的人可能感受不到这种琐碎，事务尽管琐碎，却都非常重要，律师在前面冲锋陷阵，行政需要保障后勤服务，让律师安心省心。我们行政需要做的事情难以一一列举，比如事务所新员工入职培训；各类会议、论坛的组织、安排、服务；办公用品、办公设备的采购、登记、核查管理工作；行政文件的收集、传达、归档；案件登记管理；律师业务档案收集管理；事务所年检工作等。作为行政管理人员，我们有了主人翁意识，才会积极主动辅助律所管理层落实各项工作任务，做好合伙人之间、合伙人与聘用律师之间、助理之间的协调、传达等工作。

第三，行政是律所管理制度的拟定者、落实者。

虽然说，律所管理制度是合伙人制定的，但是，行政作为规章制度执行的一线人员，其实最了解需求和执行情况。行政（主管）在事务所内具有了解情况、掌握情况、报告情况的职责，通过日常工作将事务所内部人员的情况及时反馈给合伙人，下情上传，使合伙人能够在最快的时间里了解事务所普通的有关情况，为事务所各层面之间的有效沟通铺设桥梁。合伙人在律师事务所管理上作出重大决策时，行政可根据平时工作中对律师事务所各项工作的了解，在执行合伙人决策之前收集决策所需的相关信息，并加以全面、客观、慎重地分析和研究，为合伙人作出决策提供切实可行的依据，成为领导不可缺少的“高参与臂膀”。

第四，行政是司法局、律协、税务等监管部门和其他机构团体与律所之间沟通的纽带。

律所诸多行政管理事务需要与监管部门对接，自然不必多说，司法局每月的业务报表、每年的年检；税务每月的个税、增值税及附加的财税报表；社保、公积金的核查和上报；律协的会议通知统计、年金会费缴纳等，都是行政日常工作。

此外，我们还需要与各机关、街道的联络沟通，及时互通法律服务需求，协助律师开展法律援助、法律咨询等公益活动。我们还积极组织配合开展各类交流活动，比如：组织接待沪港明日领袖香港大学学生交流、政府领导、行业管理部门领导、律协负责人的工作指导、以及其他兄弟单位领导的参观访问，等。

 所以，我觉得，一个规范管理有序的律师事务所，如同一个转动的车轮，所有零部件必须严密结合，充分发挥本身的作用，才能跑的快，跑的稳；才不会在跑动的过程中散架。而行政管理工作就好比各个零部件之间的润滑油，只有我们行政做好上与下，左与右之间的协调工作，律所才能跑得更稳、更快。

毛姐姐完美诠释了“十年之后，你仍是最初的模样……”

（小编忍不住给自己加戏：请问毛姐姐，您有没有什么话想对这么多“被服务者们”说？）

毛姐姐：我已经在普世十年了，这么多年都觉得非常开心，与同事们相处愉快，不知道大家对我和我们行政团队是不是满意，我们再约下一个十年可好？嘻嘻～PUSH

作者：毛玮莲

编辑：王杨

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