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普世人文 | 我们再约十年好不好?一枚行政主管的内心独白

日期: 2018-06-25
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普世人文 | 我们再约十年好不好?一枚行政主管的内心独白

编者按:律所管理中行政管理人员的作用发挥与履职要点这个话题近来越来越频繁地被讨论,律师队伍不断壮大,律所对于既懂管理又懂律师的行政人员的需求与日俱增。此前就有新闻说某些大所高薪招聘此类复合型人才(类似职业经理人角色)却难成愿;但与此形成鲜明对比的是,大多数的律所,对于行政人员的认识依然停留在打杂的层面……听说我们大总管毛姐姐在624普陀区律师管理实务培训班上参与了这个话题的探讨,小编赶紧抱大腿,求毛姐姐赐文。(普世建所的第一天起,毛姐姐就负责我们的行政工作,如今十年了!十年了!十年了!)


普世人文 | 我们再约十年好不好?一枚行政主管的内心独白


我觉得,律所本身是服务业,而律所的行政人员则是律所的服务人员。对于律师事务所而言,行政管理人员能起到桥梁和纽带的作用,给律所和律师个人业务发展提供后勤支持和保障,这是最原始和常态的作用。当然,现在广义的行政人员还包括市场、外联等拓展部门。具体来说:

 

第一,行政是对外对内服务的第一窗口,有效服务可以展示律所形象。

对于律所内部而言,每一位新进律师前期接触最频繁的是律所的行政,办理入职、申请执业、转所、社保、公积金,诸多繁琐的小细节,如果让律师个人来处理,会造成很多不必要的麻烦,所以我们行政需要做的是给律师提供的关怀和服务,让新成员更快融入集体,更好专注个人发展。

对外部客户而言,每一位来事务所的客户,第一面接触的是我们行政前台,礼貌合理的言谈举止是给客户最基本的尊重。客户来所,基本是来寻求律师帮助的,我们的作为接待的第一步,如果可以给客户沉稳礼貌的印象,也会无形中对后续律师的正式接待有帮助,至少,可以减轻客户紧张的心情,也会增进信任,有利于会谈的顺利进行。所以,我们律所一直坚持微笑服务。

 

第二,行政是律所各个后勤平台的保障者和服务提供者。

我们普世一直有着普世律家的概念,事务所就是工作时候的,家里的事情,是繁杂的,不做行政事务的人可能感受不到这种琐碎,事务尽管琐碎,却都非常重要,律师在前面冲锋陷阵,行政需要保障后勤服务,让律师安心省心。我们行政需要做的事情难以一一列举,比如事务所新员工入职培训;各类会议、论坛的组织、安排、服务;办公用品、办公设备的采购、登记、核查管理工作;行政文件的收集、传达、归档;案件登记管理;律师业务档案收集管理;事务所年检工作等。作为行政管理人员,我们有了主人翁意识,才会积极主动辅助律所管理层落实各项工作任务,做好合伙人之间、合伙人与聘用律师之间、助理之间的协调、传达等工作。

 

第三,行政是律所管理制度的拟定者、落实者。

虽然说,律所管理制度是合伙人制定的,但是,行政作为规章制度执行的一线人员,其实最了解需求和执行情况。行政(主管)在事务所内具有了解情况、掌握情况、报告情况的职责,通过日常工作将事务所内部人员的情况及时反馈给合伙人,下情上传,使合伙人能够在最快的时间里了解事务所普通的有关情况,为事务所各层面之间的有效沟通铺设桥梁。合伙人在律师事务所管理上作出重大决策时,行政可根据平时工作中对律师事务所各项工作的了解,在执行合伙人决策之前收集决策所需的相关信息,并加以全面、客观、慎重地分析和研究,为合伙人作出决策提供切实可行的依据,成为领导不可缺少的高参与臂膀

 

第四,行政是司法局、律协、税务等监管部门和其他机构团体与律所之间沟通的纽带。

律所诸多行政管理事务需要与监管部门对接,自然不必多说,司法局每月的业务报表、每年的年检;税务每月的个税、增值税及附加的财税报表;社保、公积金的核查和上报;律协的会议通知统计、年金会费缴纳等,都是行政日常工作。

此外,我们还需要与各机关、街道的联络沟通,及时互通法律服务需求,协助律师开展法律援助、法律咨询等公益活动。我们还积极组织配合开展各类交流活动,比如:组织接待沪港明日领袖香港大学学生交流、政府领导、行业管理部门领导、律协负责人的工作指导、以及其他兄弟单位领导的参观访问,等。

 所以,我觉得,一个规范管理有序的律师事务所,如同一个转动的车轮,所有零部件必须严密结合,充分发挥本身的作用,才能跑的快,跑的稳;才不会在跑动的过程中散架。而行政管理工作就好比各个零部件之间的润滑油,只有我们行政做好上与下,左与右之间的协调工作,律所才能跑得更稳、更快。


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毛姐姐完美诠释了十年之后,你仍是最初的模样……”


(小编忍不住给自己加戏:请问毛姐姐,您有没有什么话想对这么多被服务者们说?)

毛姐姐:我已经在普世十年了,这么多年都觉得非常开心,与同事们相处愉快,不知道大家对我和我们行政团队是不是满意,我们再约下一个十年可好?嘻嘻~PUSH

 

 

作者:毛玮莲

编辑:王杨

 

 

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